W ciągu ostatnich kilku miesięcy, Leyden Community High School Dist. 212 zintensyfikowało swoje działania w zakresie public relations, aby jak najwięcej ludzi uzyskać informacje za pośrednictwem jak największej liczby mediów.
Podczas posiedzenia okręgowego komitetu edukacyjnego 16 września Karen Geddeis, dyrektor ds. komunikacji okręgowej, przedstawiła swoją strategię komunikacji. Rozszerzyła obecność dzielnicy w Internecie i wysłała SMS-y, aby jak najszybciej uzyskać informacje.
Aby być lepiej przygotowanym na sytuacje awaryjne, Dist. 212 konfiguruje serię komunikatów formularzy, które można aktualizować i wysyłać w ciągu kilku minut. Dzielnica robi też więcej tłumaczeń, z naciskiem na język polski i hiszpański, aby dotrzeć do ludności zmagającej się z językiem angielskim.
Strategia komunikacji opiera się na zasadzie „Jeden Leyden”. Zamiast mieć osobne konta w mediach społecznościowych dla każdej szkoły, korzystają z kont okręgowych. Geddeis powiedział, że ułatwiło to dzielenie się informacjami na całym świecie.
„Chcę nadal traktować Leyden jako oficjalne źródło” – powiedział Geddeis. „Zawsze chcemy, aby przychodzili do nas rodzice, uczniowie i pracownicy [social media] Przeczytaj nasze kanały, naszą stronę internetową, nasze media społecznościowe, nasze publikacje”.
Powiedziała, że dzielnica monitoruje media społecznościowe pod kątem plotek i próbuje odpowiedzieć na nie na swojej stronie internetowej i kontach w mediach społecznościowych. Geddeis powiedział, że konta na Twitterze są skierowane przede wszystkim do dorosłych, podczas gdy konta na Instagramie są skierowane do uczniów szkół średnich.
W tym kontekście dzielnica przywiązuje dużą wagę do „spotkań z rodzinami tam, gdzie są”. Częściowo wykorzystuje się wiadomości tekstowe, e-maile, media społecznościowe, wiadomości na stronie internetowej dzielnicy, a nawet telefony, aby szybko uzyskać informacje. Innym jest upewnienie się, że informacje są prezentowane w formacie zrozumiałym dla rodzin. Starasz się wysyłać wszystkie wiadomości w trzech głównych językach w obszarze usług dystryktu: angielskim, polskim i hiszpańskim.
Przedstawicielka studentki Izabella Laniewski powiedziała, że jej rodzice nie mówią dobrze po angielsku i że nie zawsze potrafi przetłumaczyć tekst z angielskiego na polski, dlatego pomocny okazał się e-mail z wiadomością we wszystkich trzech językach.
Aby szybko dotrzeć do wiadomości w sytuacjach kryzysowych, takich jak klastry COVID-19, dystrykt przygotował szczegółowe wiadomości ogólne, w których można szybko uzupełnić szczegóły.
„Już je przygotowaliśmy i przetłumaczyliśmy na język hiszpański i polski” – powiedział Geddeis. „Chciałbym mieć zamknięcia na zimę lub, nie daj Boże, blokadę”.
Geddeis powiedziała, że jej przyszłe priorytety to zwiększanie obecności w Internecie i wysyłanie wiadomości tekstowych, ulepszanie tłumaczeń oraz lepsze docieranie do absolwentów i emerytów.
„Niedawno stworzyliśmy biuletyn dla absolwentów, aby przetestować wodę” – powiedziała.
Członek zarządu Jim Lima zastanawiał się, w jaki sposób ostrzeżenia tekstowe okręgu będą wyświetlane na telefonie, mówiąc, że ignoruje wiadomości z nieznanych numerów i prawdopodobnie innych odbiorców. Geddeis powiedział, że okręg spróbuje współpracować z wykonawcą, aby znaleźć sposób na wywołanie identyfikatora dzwoniącego, aby pokazać, że jest to wiadomość okręgowa.
„Jeśli nie możemy znaleźć drogi technologicznej, możemy ją rozpoznać [families] „Upewnij się, że go odblokujesz”, ponieważ to jest szkoła ”- powiedziała.
Wiceprezes Zarządu Gloria Murawska zastanawiała się, w jaki sposób okręg dociera do „rodziców, którzy nie mówią zbyt dobrze po angielsku lub rodziców, którzy nie znają się na technologii”. Geddeis odpowiedział, że „nie ma dobrej odpowiedzi” i że nie mają danych na temat tego, jak duży jest problem. Odkryła jednak, że rodzice i uczniowie zazwyczaj otrzymują te same wiadomości, a uczniowie częściej mają telefony komórkowe. Przedstawiciele studentów stwierdzili, że nie mogą myśleć o uczniu, który go nie ma.
Geddeis powiedział również, że okręg dociera do rodzin za pośrednictwem telefonów stacjonarnych.
Podczas prezentacji podkreślała, że strategia komunikacji jest procesem ciągłym, a szczegóły będą się zmieniać wraz ze zmianą okoliczności.
„Komunikacja polega na tym, że zawsze znajdujemy równowagę i nigdy jej nie osiągamy” – powiedział Geddeis.
Wspieraj lokalne wiadomości, subskrybując Journal & Topics w wersji drukowanej lub online.
Witold Gombrowicz jest autorem publikującym na portalu humanmag.pl, gdzie porusza tematy związane z aktualnościami, polityką, biznesem, technologią, sportem, rozrywką i stylem życia. Skupia się na przejrzystym przedstawianiu faktów, dostarczaniu użytecznych informacji oraz opisywaniu wydarzeń i historii istotnych dla czytelników w rzetelny i przystępny sposób.